Operatore per l’organizzazione e gestione delle attività di segreteria, l’accoglienza e le informazioni
Percorso formativo di 600 ore, di cui 360 ore di teoria (di cui 180 online) e 240 ore di stage, finalizzato a sviluppare competenze nell’accoglienza, nella gestione dei flussi informativi, nell’organizzazione delle attività di segreteria e nella comunicazione professionale.
Descrizione del profilo
Il corso prepara una figura professionale capace di operare nei servizi di segreteria e front office, gestendo con precisione l’accoglienza, la comunicazione con utenti e interlocutori interni ed esterni, l’organizzazione delle informazioni e il supporto alle attività amministrative.
L’operatore acquisisce competenze relazionali, digitali e organizzative utili a lavorare con ordine, riservatezza ed efficacia, utilizzando strumenti informatici d’ufficio, software applicativi, posta elettronica e servizi internet.
Finalità formative
Il percorso è pensato per fornire una preparazione concreta e operativa a chi desidera svolgere attività di segreteria in contesti pubblici e privati.
Al termine della formazione, il partecipante sarà in grado di accogliere visitatori e utenti, gestire comunicazioni e flussi informativi, redigere testi e documenti formali, organizzare riunioni e trasferte e collaborare al corretto funzionamento dell’ufficio.
Struttura del percorso
La durata complessiva del corso è di 600 ore, articolate in 360 ore di formazione teorica e 240 ore di stage.
Il percorso è organizzato in moduli formativi che affrontano le principali aree di competenza richieste dalla figura professionale, alternando contenuti teorici, strumenti operativi e applicazioni pratiche.
Moduli formativi
Modulo 1: Accoglienza
⏱ 90 Ore
Questo modulo sviluppa le competenze necessarie per gestire il primo contatto con utenti, clienti e visitatori, garantendo un’accoglienza corretta, professionale ed efficace.
Contenuti:
- Normativa di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale di settore.
- Normativa sulla privacy per garantire la riservatezza delle informazioni.
- Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso ai reparti aziendali.
- Tecniche di comunicazione per assicurare un’adeguata accoglienza ai visitatori.
- Tecniche di time management per la gestione dei tempi e delle priorità.
- Terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria.Gestione dei flussi informativi
Modulo 2: Gestione dei flussi informativi
⏱ 90 Ore
Il modulo è dedicato alla gestione delle informazioni e degli strumenti d’ufficio, con l’obiettivo di migliorare la capacità di trattare, trasmettere e monitorare i dati in modo ordinato e riservato.
Contenuti:
- Caratteristiche delle attrezzature d’ufficio come fax, fotocopiatrice, scanner e strumenti analoghi.
- Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio, come fogli elettronici, programmi di videoscrittura e database relazionali.
- Normativa sulla privacy per garantire la riservatezza delle informazioni.
- Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per trattare e trasmettere le informazioni in modo efficace rispetto alle diverse posizioni organizzative.
- Procedure e tecniche di monitoraggio e di individuazione e valutazione del malfunzionamento.
- Processi e cicli di lavoro del servizio.
- Terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria.
Modulo 3: Organizzazione e trasferte
⏱ 90 Ore
Questo modulo approfondisce le attività di pianificazione e coordinamento connesse a riunioni, incontri e spostamenti professionali.
Contenuti:
- Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio, come fogli elettronici, programmi di videoscrittura e database relazionali.
- Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per intrattenere contatti con interlocutori interni ed esterni all’impresa.
- Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca e posta elettronica.
- Tipologie di servizi per viaggi d’affari utili a organizzare riunioni e trasferte.
Modulo 4: Redazione testi e comunicazioni formali
⏱ 90 Ore
Il modulo è dedicato alla produzione di testi e comunicazioni professionali, con particolare attenzione alla forma scritta, alla chiarezza espositiva e all’uso corretto degli strumenti informatici.
Contenuti:
- Trattazione di testi e gestione dell’amministrazione mediante strumenti di videoscrittura o informatici.
- Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio, come fogli elettronici, programmi di videoscrittura e database relazionali.
- Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale.
- Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca e posta elettronica.
Competenze in uscita
Al termine del corso, il partecipante sarà in grado di:
- gestire l’accoglienza di utenti, clienti e visitatori;
- organizzare e trattare i flussi informativi interni ed esterni;
- utilizzare strumenti e software d’ufficio per le attività quotidiane;
- redigere testi, documenti e comunicazioni formali;
- organizzare riunioni, appuntamenti e trasferte;
- collaborare alle attività amministrative e operative dell’ufficio nel rispetto delle procedure e della riservatezza.
Stage
Il percorso prevede 240 ore di stage, finalizzate a mettere in pratica le competenze acquisite durante la formazione teorica e a confrontarsi con un contesto lavorativo reale.
Lo stage rappresenta un’occasione per consolidare le abilità operative sviluppate durante il corso e per applicarle in ambienti di lavoro strutturati.
Sbocchi occupazionali
La figura formata può essere inserita in contesti pubblici e privati che richiedono competenze di segreteria, accoglienza e supporto amministrativo.